Vertrouwelijkheidsbeleid

Bij Japan Experience hechten we veel belang aan de eerbiediging van uw privéleven en dragen we de bescherming van de persoonsgegevens die u verschaft hoog in het vaandel.

Het doel van het onderhavige Vertrouwelijkheidsbeleid bestaat erin u te informeren over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt en u in de gelegenheid te stellen uw rechten ter zake uit te oefenen. 

Voor een duidelijk zicht op de verschillende wijzen waarop Japan Experience uw persoonsgegevens verwerkt, verzoeken we u enkele minuten de tijd te nemen om dit document te lezen. 

Als u enkel de voornaamste punten van het onderhavige Vertrouwelijkheidsbeleid wenst te lezen, vindt u hieronder een samenvatting.

Voor al uw vragen of opmerkingen met betrekking tot ons Vertrouwelijkheidsbeleid kunt u een e-mail sturen naar het volgende adres: contact@vivrelejapon.com

- Om haar activiteit uit te voeren moet Japan Experience persoonsgegevens met betrekking tot u verwerken (met name identiteitsgegevens en in voorkomend geval bankgegevens). 

- Deze gegevens worden voor strikt beperkte doeleinden verzameld: 

- De verwerking van uw persoonsgegevens door Japan Experience is systematisch gebaseerd op een rechtsgrond die afhangt van het type verwerking.

- De velden met een sterretje (*) moeten verplicht worden ingevuld, zo niet kunnen we geen gevolg geven aan uw vraag. 

- Gelieve voor meer informatie over de cookies die we gebruiken en om uw voorkeuren in te stellen de specifieke pagina te raadplegen: https://www.japan-rail-pass.nl/cookies

- We bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig voor de doeleinden van de verwerking. Daarna wissen we of anonimiseren we uw gegevens. 

- We hanteren fysische en softwarematige veiligheidsmaatregelen om de integriteit van uw persoonsgegevens te beschermen. 

- We bewaren uw persoonsgegevens in databanken gehost in de Europese Unie. Bij doorgifte buiten dit grondgebied, verbinden we ons ertoe op dergelijke doorgiftes de geldende voorschriften toe te passen. 

- Om u een dienstverlening op maat te kunnen waarborgen, doen we een beroep op verschillende vertrouwenspartners die toegang nodig hebben tot bepaalde van uw persoonsgegevens. We kiezen enkel dienstverleners met een gegevensbeschermingsbeleid dat voldoet aan de wettelijke eisen. 

- U wordt bijgestaan door verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens (recht op inzage, rechtzetting, bezwaar, verwijdering, overdraagbaarheid). Om deze uit te oefenen, stuurt u uw verzoek gewoon naar het volgende adres: Japan Experience, 30 rue Sainte Anne, 75001 Parijs. 

- We houden u op de hoogte van eventuele wijzigingen aan het onderhavige Vertrouwelijkheidsbeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke van mijn persoonsgegevens? 

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Japan Experience en wanneer worden ze verzameld?

3. Waarom verwerkt Japan Experience mijn persoonsgegevens? 

4. Wat zijn de rechtsgronden waarop de verwerking van mijn persoonsgegevens is gebaseerd? 

5. Ben ik verplicht mijn persoonsgegevens in te vullen? 

6. Hoe kan ik mijn voorkeuren met betrekking tot cookies instellen? 

7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard? 

8. Zijn mijn persoonsgegevens veilig? 

9. Waar worden mijn persoonsgegevens bewaard? 

10. Met wie deelt Japan Experience mijn persoonsgegevens? 

11. Wat zijn mijn rechten met betrekking tot mijn persoonsgegevens?

12. Wijzigingen van het onderhavige vertrouwelijkheidsbeleid

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is de vennootschap Japan Experience, met maatschappelijke zetel te 30 rue Saint-Anne à Parijs, Frankrijk (75001). 

• Via gewone post, op het bovenstaande adres; 

• Via e-mail, op het volgende adres: data@vivrelejapon.com ; 

• Telefonisch, op het nummer + 33 (0) 1 42 61 60 83

Om haar activiteit uit te voeren moet Japan Experience de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voornaam, familienaam 

• E-mailadres 

• Personalia 

• Telefoonnummer 

• Bankgegevens (kaartnr., vervaldatum, veiligheidscode) 

Bovendien worden wanneer u op onze website browset bepaalde gegevens automatisch verzameld via uw toestel of internetbrowser. Voor meer informatie over deze praktijken en om uw voorkeuren ter zake in te stellen, verzoeken we u kennis te nemen van onze specifieke pagina over Cookies. 

Deze gegevens zijn: Statistische gegevens, sessie-gegevens, gebruikte munteenheid. 

De aard van de door Japan Experience verwerkte gegevens hangt af van de situatie die het verzamelen ervan rechtvaardigt. 

Bij wijze van illustratie verzamelen we uw bankgegevens enkel wanneer u via ons beveiligde betaalplatform met uw bankkaart een online betaling van een bestelling uitvoert. We verzamelen deze gegevens in geen enkel geval als ze niet nodig zijn om de gevraagde dienst te verlenen. 

We verzamelen deze gegevens wanneer u ze ons verschaft of wanneer u op onze website browset. Dit is met name het geval wanneer u uw gegevens verschaft met betrekking tot een bestelling of u het contactformulier op onze website invult. 

We verwerken uw persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden: 

• Het verwerken van een door u geplaatste bestelling; 

• Het opvolgen van een door u geplaatste bestelling; 

• Contact opnemen met u met betrekking tot een door u geplaatste bestelling; 

• Het beantwoorden van door u gestelde vragen;

• Het opsturen van nieuwsbrieven en/of commerciële mededelingen en reclame nadat we hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen. 

We verwerken uw persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden dan deze zonder u hiervan van tevoren te hebben geïnformeerd.

Volgens de wetgeving moet elke verwerking van uw persoonsgegevens zijn gebaseerd op een rechtsgrond. 

Bij Japan Experience is de verwerking van uw persoonsgegevens afhankelijk van het geval gebaseerd op de volgende rechtsgronden 

• Verwerking nodig om de tussen de klant en Japan Experience aangegane overeenkomst uit te voeren (verwerking/opvolging van bestelling en contact); 

• Het gerechtvaardigde belang van Japan Experience (een gestelde vraag beantwoorden); 

• Uw uitdrukkelijke toestemming (verzending van commerciële mededelingen en reclame).

De meeste persoonsgegevens die we van u vragen, zijn nodig om uw verzoek te behandelen. Deze vereiste gegevens worden aangegeven met een sterretje (*).

Om enige bestelling bij Japan Experience te kunnen afronden, moeten deze gegevens verplicht worden verschaft. 

Bij weigering om persoonsgegevens te verschaffen aan Japan Experience, kan laatstgenoemde geen gevolg geven aan het verzoek tot dienstverlening.

Daar cookies een specifieke kwestie zijn, hebben we op onze website een specifieke pagina gecreëerd waar u meer informatie hieromtrent kunt vinden en uw voorkeuren ter zake kunt instellen.

Voor toegang tot deze pagina, klikt u gewoon op de volgende link: https://www.japan-rail-pass.nl/cookies

Bij Japan Experience verbinden we ons ertoe uw persoonsgegevens slechts gedurende de nodige termijn te bewaren voor de doeleinden van de verwerking. 

Bepaalde wetsbepalingen verplichten ons er echter toe uw gegevens gedurende een minimumtermijn te bewaren.

Japan Experience bewaart uw persoonsgegevens gedurende de hieronder vermelde termijnen:

Gegevens van de klanten : 5 jaar 

Gegevens bij annulering van een bestelling : 15 dagen

Bankgegevens : 4 maanden

Cookies : 13 maanden

Na afloop van deze termijnen verwijderen of anonimiseren we uw persoonsgegevens. 

Bij Japan Experience nemen we de veiligheid van uw persoonsgegevens heel serieus. Daarom hebben we intern maatregelen getroffen om de integriteit van uw gegevens zo veel mogelijk te waarborgen. 

Hierdoor hebben we de certificering verkregen, die de kwaliteit van ons veiligheidsbeleid van onze informatiesystemen bevestigt.

Als u meer informatie wenst met betrekking tot de door Japan Experience gehanteerde veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunt u het verslag van deze certificering raadplegen door op de volgende link te klikken: Vertrouwelijkheidsbeleid

Om de kwaliteit van ons veiligheidsbeleid van uw persoonsgegevens te bevestigen, ondergaat het informatiesysteem van VLJ momenteel een certificeringsprocedure die binnenkort een positief resultaat zou moeten opleveren. Wanneer de certificering eenmaal is verkregen, stellen we u hiervan onverwijld in kennis door het onderhavige vertrouwelijkheidsbeleid bij te werken. 

9. Waar worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk bewaard in databanken gehost in de Europese Unie.

Niettemin kunnen deze gegevens in het kader van de nodige mededeling van uw persoonsgegevens aan onze dienstverleners (cf. 10 – Met wie deelt Japan Experience mijn persoonsgegevens) in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten de Europese Unie.

In dat geval waarborgen we u dat een dergelijke doorgifte enkel gebeurt naar een land dat een gelijkwaardige beschermingsgraad biedt aan het gewaarborgde beschermingsniveau in de Europese Unie, of dat er beperkende maatregelen op van toepassing zijn om te kunnen voldoen aan de eisen van de toepasselijke voorschriften.

Bovendien houden we zoals eerder aangegeven strikt toezicht op de doorgifte van uw persoonsgegevens aan onze dienstverleners om de veiligheid ervan te waarborgen.

De door Japan Experience verzamelde persoonsgegevens kunnen in de volgende gevallen worden doorgegeven aan derde vennootschappen:

In het onderhavige geval wordt de website van Japan Experience gehost door de vennootschap GOOGLE CLOUD PLATFORM en worden de gegevensbanken gehost door Google Cloud Platform / Google Ireland Limited. Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland in België.

• Wanneer Japan Experience voor een bestelling en op basis van de door de klant uitgedrukte wensen een beroep doet op de diensten van een dienstverlener

Wanneer u bijvoorbeeld een vliegticket wenst te reserveren voor Japan, moeten voor de uitvoering van deze dienstverlening uw identiteitsgegevens worden meegedeeld aan de luchtvaartmaatschappij in kwestie. 

Ook wanneer u de bestelling via bankkaart betaalt, worden uw bankgegevens doorgegeven aan een dienstverlener van ons, nl. de vennootschap INGENICO EPAYMENTS, om gebruik te kunnen maken van een beveiligd online betaalplatform

Hetzelfde geldt telkens wanneer voor de uitvoering van uw bestelling een beroep moet worden gedaan op een derde dienstverlener. 

Japan Experience verbindt zich er in ieder geval toe:

- Enkel de persoonsgegevens van de klant die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling door te geven aan haar dienstverleners.

- De persoonsgegevens van de klant enkel door te geven aan dienstverleners die voldoende zekerheid bieden op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

- Strikt toezicht te houden op de verwerking van de persoonsgegevens van haar klanten door haar dienstverleners in haar naam.

          10.2. Doorgifte van uw persoonsgegevens binnen de groep

Aangezien Japan Experience deel uitmaakt van een groep van meerdere vennootschappen, hebben de andere vennootschappen van de groep eveneens toegang tot uw persoonsgegevens indien een dergelijke verwerking gerechtvaardigd is door de uitvoering van de tussen u en Japan Experience aangegane overeenkomst.

Onze adviseurs in onze buitenlandse kantoren zijn aanwezig in talrijke landen om 24 u op 24 uw vragen tijdens zijn reis naar Japan te kunnen beantwoorden. Om hun taken te verwezenlijken hebben ze per definitie toegang tot de uw persoonsgegevens nodig om u snel van een geschikt antwoord te voorzien.

Op dit gebied waarborgen we dat alle vennootschappen van de groep VIVRE LE JAPON onderhevig zijn aan dezelfde eisen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens.

          11. Wat zijn mijn rechten met betrekking tot mijn persoonsgegevens?
Om onze activiteiten uit te voeren, moeten we uw persoonsgegevens op verschillende wijzen verwerken. Niettemin blijven uw gegevens enkel aan u toebehoren en bent u de enige die beslist over het gebruik ervan.

Daarom wordt u bijgestaan door de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• U hebt inzage in al uw persoonsgegevens die door Japan Experience worden verwerkt;
• U kunt verzoeken uw persoonsgegevens bij te werken of te laten verwijderen;
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• U kunt uw toestemming intrekken wanneer dit de rechtsgrond was voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• U kunt de doorgifte van al uw door Japan Experience verwerkte persoonsgegevens verzoeken om uw recht op overdraagbaarheid uit te oefenen.

Als u uw rechten wenst uit te oefenen, verzoeken we u contact op te nemen met ons specifieke team voor gegevensbescherming:

- Via e-mail, op het volgende adres: data@vivrelejapon.com

- Per post, op het volgende adres: Japan Experience, 30 rue Sainte Anne, 75001 Parijs.

Om dit verzoek te kunnen verwerken, is het mogelijk dat we u vragen uw identiteit aan te tonen om na te gaan of deze juist is.

We verbinden ons er in elk geval toe uw verzoek binnen een termijn van één maand te beantwoorden, in voorkomend geval verlengd met twee maanden rekening houdend met het aantal en de complexiteit van de verzoeken.

Tot slot herinneren we u eraan dat u in het geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie. In Frankrijk is deze instantie de Commission National Informatique et Libertés (CNIL), met de volgende website: www.cnil.fr

          12. Wijzigingen van het onderhavige vertrouwelijkheidsbeleid

Japan Experience behoudt zich het recht voor om te allen tijde eventuele wijzigingen aan te brengen aan het onderhavige vertrouwelijkheidsbeleid. Indien het onderhavige vertrouwelijkheidsbeleid wordt gewijzigd, verbindt Japan Experience zich ertoe de nieuwe versie op haar website te publiceren. Japan Experience informeert u eveneens via e-mail van de wijziging, voor zover mogelijk binnen een minimum termijn van 15 dagen voor de ingangsdatum. Als u niet akkoord gaat met de nieuw tekst, hebt u de mogelijkheid te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd.

DATUM VAN DE LAATSTE BIJWERKING: 30 mei 2018